Załączniki do e-Sprawozdań Finansowych

e-Sprawozdanie finansowe zapisywane jest w formacie XML. Jednak może zawierać szereg załączników (dokumentów), zapisanych w innych formatach. Przechowywanie różnych plików w strukturze XML uzyskujemy dzięki zastosowanej konwersji. Program-eSF pozwala na otwieranie oraz edycję załączników (dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych) bezpośrednio z pliku XML.

Obsługiwane typy załączników

Do listy załączników należy dodawać wszelkie informacje wprowadzające, objaśniające, uszczegóławiające i dokumentujące różne obliczenia finansowe w formie np. not księgowych.

Preferowanym formatem załączników jest PDF. Tą formę zalecamy do zastosowania w ostatecznym dokumencie XML, który będzie przekazany do KRS.

Jednak na etapie tworzenia e-Sprawozdania zdarzają się pomyłki wymagające edycji wprowadzonych danych, dlatego polecamy stosowanie dokumentów przygotowanych w aplikacjach MS Word (doc, docx) lub Excel (xls, xlsx). Zapewne użytkownicy posiadają takie dokumenty opracowane dla e-Sprawozdań w latach poprzednich. Dokumenty w tych formatach dodane do e-Sprawozdania obsługiwane są bezpośrednio w naszym programie z możliwością ich edycji, bez posługiwania się innymi aplikacjami i lokalnymi plikami zewnętrznymi.

Przed przekazaniem pliku XML do KRS program automatycznie przekonwertuje wszystkie załączniki do formatu PDF (funkcja [Konwersja do PDF] w oknie Załączniki).

Dodawanie załączników z plików

Program posiada wbudowane narzędzia do bezpośredniej obsługi plików:

• PDF - przeglądanie i drukowanie
• Dokumenty tekstowe w zakresie przeglądania, edycji i drukowania (doc, docx, odt, rtf, txt)
• Arkusze kalkulacyjne w zakresie przeglądania, edycji i drukowania (xls, xlsx)

Zmiana nazw i opisów załączników

Okno z listą załączników dodanych do e-Sprawozdania Finansowego. Po dodaniu należy uzupełnić (zmienić domyślny) opis każdego pliku. Można również edytować jego nazwę. W ostatniej kolumnie mamy informację o wielkości każdego pliku oraz podsumowanie rozmiaru dla wszystkich załączników.

Do listy dodano dwa dokumenty PDF, które w programie można (tylko) przeglądać i drukować, oraz dokumenty tekstowe i arkusze kalkulacyjne, które można bezpośrednio w programie edytować.

Podgląd załącznika w formacie PDF

Podgląd i edycja załącznika w formacie Docx

Aplikacja posiada wbudowany profesjonalny Edytor dokumentów tekstowych z obsługą plików doc oraz docx. Własne zmiany dokumentu należy zapisać funkcją Plik/Zapisz do bazy danych. Przycisk dostępny jest również z paska „szybkiego dostępu” z lewej strony tytułu okna.

Podgląd i edycja załącznika w formacie Xlsx

Aplikacja posiada wbudowany profesjonalny Arkusz Kalkulacyjny z obsługą plików xls oraz xlsx. Własne zmiany dokumentu należy zapisać funkcją Plik/Zapisz do bazy danych. Przycisk dostępny jest również z paska „szybkiego dostępu” z lewej strony tytułu okna.

Dodawanie i Edycja nowych dokumentów (Docx) do XML

Bezpośrednio do pliku XML e-Sprawozdania można dodać nowy dokument tekstowy DOCX bez potrzeby przygotowania w zewnętrznej aplikacji i konieczności importowania. Nowy (pusty) dokument dodajemy przyciskiem „Nowy załącznik” lub klawiszem [Insert].

Automatyczna konwersja wszystkich załączników do formatu PDF

Funkcja [Konwersja do PDF] pozwala na wykonanie automatycznej konwersji wszystkich dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych do formatu PDF. Zalecamy wykonanie tej funkcji przed wygenerowaniem ostatecznego e-Sprawozdania Finansowego przekazywanego do KRS.

Po wykonaniu konwersji należy otworzyć w programie takie załączniki, celem weryfikacji konwersji. Może wystąpić potrzeba np. zmiany orientacji arkuszy kalkulacyjnych z pionowej na poziomą, jeżeli szerokie tabelki przenoszone są do następnej strony. Zmiany wykonujemy w źródłowym Arkuszu Kalkulacyjnym, można ustalić też zakres drukowanych komórek.

Eksport załączników

Funkcja [Zapisz do pliku] umożliwia wyeksportowanie załącznika do pliku lokalnego w jego oryginalnym formacie. Plik taki możemy otworzyć w dedykowanym dla niego programie np. Excel.

Zapoznaj się z następnym dokumentem: Import danych z arkusza kalkulacyjnego Excel