Import danych z arkusza kalkulacyjnego Excel

Jeżeli od lat posługujesz się swoimi arkuszami Excel, w aplikacji Program-eSF możesz błyskawicznie wykonać połączenie z własnymi danymi aby wygenerować e-Sprawozdanie Finansowe XML.

Jak wygenerować e-Sprawozdanie z Excel ?

Konieczność wykonania e-Sprawozdania Finansowego w formacie XML wielu księgowych zaskoczyła. Z olbrzymim problemem zderzają się biura rachunkowe, które muszą wykonać dla swoich klientów niejednokrotnie setki e-Sprawozdań. Jak to szybko ogarnąć, kiedy nasze dane do sprawozdań od lat są gromadzone i obliczane w arkuszach kalkulacyjnych ?

Niektóre programy księgowe mają już generowanie e-Sprawozdań, ale zazwyczaj tylko częściowo, dla wybranych ewidencji. Natomiast zagraniczne programy ERP nie będą mieć takich rozszerzeń, podobnie jak dotąd nie posiadają funkcji do utworzenia podstawowych plików JPK, a ich użytkownicy korzystają do generowania wszystkich plików JPK z naszej aplikacji Program-JPK PRO.

Inne programy do e-Sprawozdań generują XML tylko na podstawie ręcznie wprowadzonych danych. Funkcja taka jest również dostępna w naszej aplikacji. Jednak do automatyzacji tego procesu oferujemy dużo więcej. Dane można załadować z innego arkusza kalkulacyjnego za pomocą podstawowych funkcji lub rozszerzeń C# API. W tym dokumencie zajmiemy się metodą pierwszą, którą większość użytkowników już zna i stosuje we własnych arkuszach Excel.

Możemy również stosować metody mieszane: formuły obliczeniowe do pobierania danych z rozszerzeniami API.

Dane użytkownika w aplikacji Excel

W przykładzie będziemy importować tylko dane podstawowe od pozycji „D6”, ale nic nie stoi na przeszkodzie aby pobierać również dane zbiorcze, które w sprawozdaniu obliczane są formułami.

Generowanie e-Sprawozdania Finansowego z własnych danych Excel

Do skorzystania z zewnętrznych danych innego arkusza kalkulacyjnego należy tylko wskazać własny plik XLS (XLSX) na dysku. Służy do tego przycisk [Załaduj dane Excel] w zakładce Plik. Po wykonaniu połączenia, nazwa pliku Excel widoczna jest w stopce okna e-Sprawozdania.

W komórce e-Sprawozdania aplikacji Program-eSF należy wpisać tylko przykładową pierwszą formułę (kolejne wypełnimy automatycznie metodą kopiuj/wklej):

        =[X1]Sheet1!D6
    

Uwaga! Jeżeli nazwa twojego Zeszytu (zakładki Excel) jest wieloczłonowa ze spacją w środku, to formuła musi być objęta znakami apostrofu ‘ np.

        ='[X1]Bilans aktywa'!A1
    

Pobieranie danych za pomocą formuł z własnych danych Excel

Teraz widać, że większość użytkowników potrafi obsłużyć nasz program jeszcze przed jego instalacją, bez zaglądania do instrukcji. Uzyskaliśmy to poprzez stworzenie hybrydy uniwersalnego arkusza kalkulacyjnego z elementami stosowanymi w naszych aplikacjach księgowych.

Nawet podstawowe funkcje arkusza wyglądają i są zarządzane w znany wszystkim sposób!

Obsługa danych i plików Excel

W zakładce plik znajdują się wszystkie funkcje które będą przydatne w konfiguracji programu do połączenia z własnymi danymi Excel.

• Załaduj dane Excel - Umożliwia załadowanie arkusza Excel z własnymi danymi i obliczeniami. Jednocześnie program pobiera zapisane domyślne formuły użytkownika:
• Odśwież dane Excel - Stosowany do załadowania aktualnych danych Excel, jeżeli te zostały zmienione w trakcie obsługi e-Sprawozdania.
• Zapisz formuły - Zapisuje własną konfigurację formuł obliczeniowych do domyślnego pliku
• Kasuj formuły - Kasuje plik z domyślnymi formułami
• Zapisz formuły jako - Umożliwia zapis własnych definicji Formuł obliczeniowych do wskazanego pliku
• Załaduj formuły - Stosowany do załadowania formuł użytkownika ze wskazanego pliku

Prezentacja video połączenia z Excel

Prezentacja pokazuje ogromne możliwości naszej aplikacji, intuicyjną obsługę i szybkość działania. Prostymi metodami utworzyliśmy „gotowy” plik XML z którego natychmiast dostępny jest raport. Oczywiście przykład ma tylko kilka danych, więc plik XML jest niekompletny.

Pamiętaj o zapisaniu własnych formuł obliczeniowych do połączenia danych e-Sprawozdania z Excel w zakładce [Plik].

Zapoznaj się z następnym dokumentem: Jak zautomatyzować generowanie e-Sprawozdania XML ?