Tworzenie i edycja e-Sprawozdań Finansowych
Doskonałość na każdym etapie. Niezwykle szybka i intuicyjna obsługa programu umożliwia utworzenie nowego e-Sprawozdania Finansowego w „kilka chwil”, a edycja wygenerowanych sprawozdań nigdy nie będzie łatwiejsza.
Jedno okno dialogowe skupia wszystkie elementy "Wprowadzenia do Sprawozdania Finansowego".
Tworzenie nowego sprawozdania rozpoczynamy od wypełnienia podstawowych danych Nagłówka. Na tym etapie należy wybrać metody ewidencji dla Rachunku Zysków i Strat (wariant kalkulacyjny, wariant porównawczy) oraz Rachunek przepływów pieniężnych (metoda bezpośrednia, metoda pośrednia). Dostępne jest też Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym.
Na dalszym etapie edycji sprawozdania (już po zapisie roboczej wersji) można zmienić wybrane tutaj typy ewidencji lub włączyć/wyłączyć poszczególne sekcje. Służy do tego funkcja [Ewidencje sprawozdania].
Poszczególne sekcje Wprowadzenia do Sprawozdania Finansowego zostały tematycznie pogrupowane w zakładkach. Dane rejestrujemy za pomocą dedykowanych kontrolek do odpowiednich typów. W ostatniej zakładce znajduje się „Informacja uszczegóławiająca” która może mieć dowolną liczbę elementów składających się z Nazwy i Opisu.
Informacje wprowadzające, szczegółowe, uzupełniające oraz załączniki edytujemy za pomocą dedykowanych okien dialogowych, które upraszczają i przyspieszają uzupełnianie danych. Wartości liczbowe w poszczególnych ewidencjach wprowadzamy w typowy dla Arkusza kalkulacyjnego sposób, do odpowiednich komórek. Wartości zbiorcze obliczane są automatycznie za pomocą standardowych formuł obliczeniowych arkusza.
W innym dokumencie opiszemy automatyzację tego procesu przez pobieranie danych bezpośrednio z zewnętrznych arkuszy Excel lub baz danych.
Edycja Nagłówka
Okno do edycji nagłówka otwieramy przyciskiem [Nagłówek sprawozdania]
Kody PKD można wybierać z załączonej do programu listy. Należy dodać co najmniej jeden kod. Jeżeli kodów ma być więcej, należy wstawić kolejny za pomocą przycisku [Dodaj kod do listy].
Dane opisowe e-Sprawozdania
Edycja tekstowych danych opisowych
Zwracamy szczególną uwagę na pola opisowe, które występują w zakładkach: Inne, Połączenie spółek, Zasady (A/B), Zasady (C/D) oraz informacja uszczegóławiająca. Są to pola tekstowe ograniczone przez schemat XSD (ustalony przez MF) do 3500 znaków i w żaden sposób nie formatowane. Nie można tutaj wprowadzać tabel ani ozdobników typu formatowanie tekstu, pogrubianie, podkreślanie, itp.
Skopiowana zawartość schowka pochodząca np. z aplikacji Word czy Excel będzie miała zwykłą postać tekstową, często chaotycznie ułożoną. Taka forma będzie nieczytelna dla osoby przeglądającej sprawozdanie i będzie różnie wyświetlana w zależności od stosowanego oprogramowania do e-Sprawozdań.
Dlatego zalecamy wprowadzanie tutaj tylko krótkich informacji kierujących do odpowiednich plików PDF, które należy dodać jako załączniki.
Podgląd załącznika
Podgląd załącznika PDF bezpośrednio z aplikacji bez stosowania zewnętrznych czytników PDF
Program-eSF posiada wbudowane narzędzia do generowania oraz prezentowania i drukowania raportów PDF. Ma to ogromne znaczenie przy uruchamianiu programu do przeglądania e-Sprawozdań w innym komputerze gdy program startuje np. z dysku przenośnego.
Informacje uszczegóławiające
Tabela z dowolną liczbą informacji szczegółowych
Informacje uszczegóławiające wprowadzamy w ostatniej zakładce za pomocą tabeli, która może zawierać dowolną liczbę elementów składających się z Nazwy i Opisu (3500 znaków).
Również w tym przypadku zalecamy stosowanie tylko odnośników do załączników, które będą zawierać szczegółowe informacje. Wszystkie noty można utworzyć w arkuszu kalkulacyjnym lub edytorze tekstów (stosując tabele, kolory, itp.) a wynik zapisać do PDF i dołączyć jako załączniki e-Sprawozdania Finansowego.
Do utworzenia i edycji dokumentów (załączników) można użyć wbudowanych w Program-eSF narzędzi (Edytora lub Arkusza), które dostępne są z głównego okna aplikacji w sekcji [Narzędzia].
Załączniki do e-Sprawozdania
Przycisk [Załączniki] otwiera dedykowane okno do zarządzania wszystkimi załącznikami zawartymi w sprawozdaniu
Załączniki można dodawać, kasować i przeglądać (otwierać i drukować). Liczba pod przyciskiem informuje nas o ilości wszystkich załączników w obsługiwanym sprawozdaniu finansowym. Załączniki w strukturze XML występują w formie zakodowanej i nie są czytelne dla użytkownika. Odkodowany załącznik można zapisać do wskazanego pliku na dysku.
Pozycje szczegółowe użytkownika
Przycisk [Pozycje szczegółowe] otwiera okno do edycji zapisów szczegółowych bieżącej pozycji sprawozdania
Jeżeli do pozycji wprowadzone są zapisy szczegółowe, wtedy w kolumnie [Symbol] sygnalizowane jest to kolorem żółtego podświetlenia. Liczba pod przyciskiem informuje o wszystkich pozycjach szczegółowych w całym sprawozdaniu. Przeglądanie listy wszystkich pozycji szczegółowych dostępne jest w zakładce [Pozycje szczegółowe] nad arkuszem.
W oknie edycyjnym można dodawać wiele pozycji i podpozycji szczegółowych. Tworzą one strukturę drzewa i tak zostaną zapisane w pliku XML.
Pozycje szczegółowe w XML
Widok pozycji i podpozycji szczegółowych w strukturze XML.
Przyciskiem [Generuj nowy XML] program natychmiast utworzy aktualny XML na podstawie bieżących danych zarejestrowanych we wszystkich oknach i ewidencjach. Następnie otworzy odpowiednio sformatowany widok dostosowany do plików XML.
Na zdjęciu widać odwzorowanie „drzewa” w zawartości XML odnośnie odpowiednich pozycji i podpozycji szczegółowych.
Informacje dodatkowe do podatku
Przycisk [Podatek informacje] otwiera okno do edycji zapisów dodatkowych bieżącej pozycji z zakładki Podatek
Program obsługuje dowolną liczbę pozycji i podpozycji szczegółowych wg specyfikacji XSD. Informacja dodatkowa zawiera oprócz standardowych informacji (Nazwa, kwoty) dane dotyczące Ustawy: Artykuł, Ustęp, Punkt, Litera. Uwaga! pole Artykuł jest obowiązkowe.
Informacje dodatkowe w XML
Widok informacji dodatkowych podatku w strukturze XML
Wbudowany edytor pozwala na przejrzystą analizę pliku JPK_SF e-Sprawozdania z kolorowaniem składni i obsługą poszczególnych sekcji struktury XML.
Zapis e-Sprawozdania do pliku XML
Do zapisu należy użyć przycisku [Zapisz XML] lub [Zapisz jako]. Pierwszy zapisuje do ostatnio otwartego pliku (nadpisując jego zawartość), drugi do nowego pliku wskazanego przez użytkownika. Przed zapisem program automatycznie generuje aktualną zawartość XML i nie ma potrzeby dodatkowego wykonywania funkcji [Generuj nowy XML] tuż przed zapisem.
Funkcje zapisu są równoznaczne z Generowaniem e-Sprawozdania Finansowego w formacie XML, który należy złożyć do KRS. Program nie stosuje innych plików i struktur do zapisu pośrednich stanów roboczego e-Sprawozdania. Wynikiem zapisu zawsze jest struktura utworzona na podstawie obowiązującego schematu XSD.
Zalecamy tworzyć różne kopie plików przedstawiające poszczególne etapy tworzenia sprawozdania, aby w przypadku konieczności wrócić do odpowiedniej wersji roboczego e-Sprawozdania.
Przed wysłaniem do KRS, koniecznie sprawdź (opcją w programie) ostateczną wersję sprawozdania w zakresie zgodności ze schematem XSD.
Zapoznaj się z następnym dokumentem: Wydruki e-Sprawozdań Finansowych